Chức năng

1. Quản trị hệ thống

1.1. Tạo và quản lý người dùng

Tạo tài khoản người dùng với thông tin như email, tên và mật khẩu.

Phân quyền cho người dùng dựa trên phòng ban hoặc vai trò.

Quản lý quyền truy cập của từng phòng ban, đảm bảo rằng mỗi phòng ban chỉ có quyền truy cập vào dữ liệu liên quan.

1.2. Phân quyền và kiểm soát truy cập

Admin cấu hình các chính sách bảo mật cho từng thư mục và tài liệu.

Quyền truy cập được cấp cho phòng ban hoặc cá nhân cụ thể (xem, chỉnh sửa, tải xuống).

Theo dõi lịch sử hoạt động và thay đổi từ các người dùng để đảm bảo an toàn.

1.3. Giám sát hoạt động và bảo mật hệ thống

Theo dõi lịch sử đăng nhập, thao tác trên tệp và chia sẻ dữ liệu.

Cấu hình cảnh báo khi có hành động đáng ngờ như đăng nhập bất thường hoặc chia sẻ tài liệu ra bên ngoài.

1.4. Sao lưu và khôi phục dữ liệu

Cấu hình lịch trình sao lưu tự động cho toàn bộ dữ liệu.

Kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sao lưu và khôi phục khi xảy ra sự cố.

Xóa vĩnh viễn dữ liệu khi người dùng rời khỏi tổ chức hoặc dự án kết thúc.

2. Người dùng

2.1. Tải lên, chia sẻ và quản lý tệp tin, dữ liệu

Người dùng truy cập giao diện và tải lên các tệp tin cần thiết.

Tổ chức các tệp tin thành thư mục và thêm nhãn để dễ quản lý.

Chia sẻ tệp tin với đồng nghiệp trong phòng ban hoặc ngoài tổ chức với các quyền cụ thể (xem, chỉnh sửa).

2.2. Chỉnh sửa và cộng tác tài liệu theo thời gian thực

Mở tài liệu trong trình duyệt để chỉnh sửa.

Nhiều người cùng tham gia chỉnh sửa đồng thời, với các thay đổi được cập nhật ngay lập tức.

Thêm nhận xét hoặc thảo luận trực tiếp trên tài liệu để phối hợp.

2.3. Quản lý phiên bản và khôi phục tệp tin

Người dùng mở lịch sử phiên bản của tệp tin đã chỉnh sửa.

Chọn phiên bản trước để xem hoặc khôi phục.

Tải xuống tệp tin ở phiên bản mong muốn hoặc tiếp tục chỉnh sửa.

2.4. Truy cập và quản lý tệp theo phòng ban

Khi được phân vào phòng ban, người dùng có quyền truy cập thư mục chung của phòng.

Chỉ có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp trong phạm vi quyền hạn của mình.

Có thể gửi yêu cầu tới Admin để xin cấp thêm quyền nếu cần truy cập tài liệu ngoài phòng ban.

3. Phòng ban

3.1. Quản lý tài liệu chung của phòng ban

Người dùng trong phòng ban có quyền tạo, chỉnh sửa, hoặc chia sẻ tài liệu nội bộ.

Các thư mục được cấu trúc rõ ràng để tất cả thành viên dễ dàng truy cập.

Quản trị hệ thống có thể quản lý và theo dõi quyền truy cập của các thành viên trong phòng.

3.2. Phân quyền quản lý phòng ban

Quản lý phòng ban có thể cấp quyền truy cập cho thành viên mới hoặc xóa quyền của thành viên cũ.

Có thể theo dõi lịch sử truy cập và hoạt động của thành viên trong phòng ban.

3.3. Báo cáo và theo dõi tài liệu

Theo dõi số lượt truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu.

Tổng hợp và xuất báo cáo để đánh giá mức độ sử dụng và cộng tác trong phòng ban.